Reglamentos

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Reglamentos - Normas de Aplicación General

Categoría: Reglamentos

Título: G.17 - Uso de la Planta Física. Contratos

Contenido del Reglamento:

EL CONSEJO DIRECTIVO

En uso de la atribución que le confiere el numeral 12 del artículo 11 del Reglamento General de la Universidad Nacional experimental Simón Bolívar, dicta el siguiente:

REGLAMENTO GENERAL PARA EL ESTABLECIMIENTO DE CONTRATOS POR EL USO DE LA PLANTA FÍSICA DE LA UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR

TÍTULO I

Disposiciones Generales

Capítulo 1

Del Propósito u Objeto

Artículo 1. Las disposiciones contenidas en el presente reglamento tienen como propósitos fundamentales:

a) Definir las bases y principios para el establecimiento de los contratos de arrendamiento, concesiones o comodatos derivados del uso de espacios y ambientes de la Planta Física Universitaria.

b) Permitir y condicionar bajo lineamientos específicos, la instalación de organismos y empresas, que prestan algún tipo de servicio a la comunidad, o que efectúan actividades inherentes o complementarias al funcionamiento de la Universidad, de conformidad con la Ley de Universidades, la Ley Orgánica de Salvaguarda del Patrimonio Público, Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público y su reglamento, la Ordenanza de Patentes de Industria y Comercio, y las leyes o reglamentos específicos aplicables según la tipología de la empresa u organismo en su funcionamiento.

c) Determinar y normar el registro, control y uso de los ingresos que por este concepto se devenguen, en concordancia con la Normativa Interna Universitaria que rige esta materia.

Capítulo II

Definiciones Generales

Articulo 2. A los fines de este reglamento se entiende por:

a) CONTRATO: Instrumento que contiene una convención o acuerdo de las obligaciones, derechos, garantías y condiciones en otorgamientos, acciones o actividades que se establecen entre dos o más personas jurídicas o naturales, para constituir, reglar, transmitir, modificar o extinguir entre ellas un vínculo legal.

b) ARRENDAMIENTO O ALQUILER: Otorgamiento mediante el cual, una de las partes (ARRENDADORA), permite a otra (ARRENDATARIA), la ocupación o utilización de un bien mueble o inmueble por un tiempo definido, mediante el pago convenido por el uso de éste (CANON) y bajo condiciones especiales que ambas partes se obligan a cumplir.

c) CONCESIÓN: Otorgamiento a favor de una (o más) persona(s) jurídica(s) o natural(es) (CONCESIONARIA), de determinado derecho o privilegio para aprovechar y manejar servicios o bienes de la Universidad Simón Bolívar a través de la Dependencia Responsable que supervise los mismos.

d) COMODATO: Préstamo de uso de un bien, para servirse de éste gratuitamente, bajo condiciones que al efecto se establezcan en un contrato y con la obligación de devolverlo en un tiempo determinado.

Capítulo III

De la Aplicación

Articulo 3. El presente reglamento es aplicable a todos los espacios o ambientes universitarios asignados o requeridos por empresas u organizaciones (fundaciones, asociaciones civiles, organismos colaterales y gremiales, etc.) de índole comercial, social o educativa, con o sin fines de lucro y de administración descentralizada, para funcionar como sede o sucursal dentro de las instalaciones de la Institución, excluyendo las unidades ejecutoras de la Universidad Simón Bolívar.

Parágrafo Único: Dichas empresas u organismos podrán realizar tanto actividades propias como de complemento al quehacer universitario, ofrecer servicios públicos en general o efectuar gestiones que vayan dirigidas a mejorar la calidad de vida de todos los miembros de la comunidad, siempre que obtengan previamente la autorización expresa de las autoridades competentes.

TÍTULO II

Funciones y Responsabilidades

Capítulo I

De las Unidades y sus Atribuciones

Artículo 4. Para el cumplimiento de las atribuciones a que se refieren los artículos siguientes, el Vicerrector Administrativo solicitará al Consejo Directivo la conformación permanente de un Comité Técnico, según el Artículo 5, que discutirá las solicitudes y renovaciones, para posteriormente emitir una opinión que oriente en lo conducente al respecto, como gestión previa a la firma definitiva de los contratos por parte del Rector. El Comité Técnico será convocado por la Dirección de Planta Física cuando así se requiera.

Artículo 5. Este Comité Técnico estará presidido por el Vicerrector Administrativo o por quién él delegue, y quedará integrado por el Vicerrector Académico o el representante que él designe, y por cuatro profesionales de reconocida experiencia y capacidad en el área, adscritos cada uno, a la Dirección de Finanzas, a la Asesoría Jurídica, a la Dirección de Planta Física, y a la Unidad Responsable de avalar el servicio o actividad que la empresa u organismo debe efectuar; siendo invitado permanente, el representante de la Auditoria Interna y cuando el Comité Técnico así lo determine conveniente, invitar a entes que puedan asesorar o contribuir con la calidad de sus aportes.

Parágrafo Único: Es responsabilidad de las Unidades involucradas en los procedimientos, asignar al representante para el Comité Técnico, siendo éste, la persona encargada de realizar las funciones que se describen en el presente reglamento y que corresponden a su dependencia.

Artículo 6. Las atribuciones del Comité Técnico son:

a) Seleccionar del listado y del informe presentado por la Dirección de Planta Física, a las empresas u organismos que dadas sus condiciones y aptitudes, puedan ofrecer las mejores ofertas, o si fuera aplicable o necesario, puedan someterse a la Ley de Licitaciones por Selección.

b) Solicitar la convocatoria a un proceso licitatorio si fuese requerido.

c) Definir los recaudos mínimos para los expedientes.

d) Emitir las recomendaciones pertinentes para ser sometidas a la aprobación del Consejo Directivo mediante un resumen ejecutivo de viabilidad, basado en el informe descriptivo remitido por la Dirección de Planta Física para su estudio y consideración.

e) En caso de ser aprobadas, solicitar la elaboración de los contratos a la Asesoría Jurídica, de conformidad con los datos correspondientes proporcionados por la Dirección de Planta Física que incluyan los acuerdos y condiciones que validarán la permanencia de las empresas u organismos dentro de la Institución y que a su vez garanticen la administración y la calidad del servicio o actividad a realizarse. Asimismo, se consignará ante la Asesoría Jurídica, el expediente con todos los datos y documentos requeridos de la organización seleccionada, conjuntamente con la solicitud del contrato.

En el lapso de un (1) mes, una vez aprobada la solicitud, el representante de la empresa u organismo seleccionado será convocado por la Asesoría Jurídica para que firme los contratos correspondientes y luego éstos sean enviados para la firma del Rector, de donde se remitirán los originales, uno al representante de la empresa u organismo y otro a la Asesoría Jurídica, y las copias, a cada uno de los miembros del Comité Técnico para los fines consiguientes.

Artículo 7. La Dirección de Planta Física es la encargada de administrar los espacios y ambientes circunscritos dentro de la poligonal que define el área destinada al desarrollo de la misión de la Universidad Simón Bolívar, bajo las condiciones mencionadas en el Artículo 3 del presente reglamento.

Artículo 8. La Dirección de Planta Física posee entre sus atribuciones:

a) Recibir y canalizar las solicitudes gestionadas por las Unidades Responsables para la instalación de organismos y empresas que puedan prestar algún tipo de servicio o realizar alguna actividad complementaria al funcionamiento de la Universidad.

Dichas empresas u organismos pueden ofrecerse por iniciativa propia. Asimismo, cualquier grupo de la comunidad que genere una necesidad o que se encuentre vinculado a la tipología de servicio o actividad, puede proponerlas o invitarlas a participar, de acuerdo al conocimiento previo de su trayectoria.

A estos efectos, para consignar las solicitudes, deberán dirigirse a la Unidad Responsable del servicio o actividad por área de competencia según el cuadro siguiente para ser atendidos.

b) Clasificar aquellas empresas u organismos interesados en participar, por servicio o actividad a efectuar, según los expedientes enviados por la Unidad Responsable.

c) Coordinar con la Unidad Responsable del servicio o actividad, el estudio de conveniencia y viabilidad para la permanencia dentro del campus universitario de las empresas u organismos solicitantes, considerando los beneficios y ventajas que ofrecen para la Institución y su comunidad.

d) Evaluar la factibilidad de asignación de los espacios adecuados y requeridos, según las solicitudes, para establecer alternativas.

e) Emitir un informe descriptivo de los casos, a los efectos conducentes para la toma de decisiones por parte del Comité Técnico, que incluya un análisis de las actividades a efectuarse dentro de las áreas en referencia, justifique la necesidad planteada y determine el costo que representa la estadía de la empresa u organismo en la Institución, con probidad de su rentabilidad o no.

f) Convocar al Comité Técnico, cuando sea necesario evaluar nuevas solicitudes y para casos de renovaciones, citarlos con un mínimo de tres meses previos al vencimiento de la vigencia del contrato existente.

g) Notificar los resultados de las decisiones del Consejo Directivo a las partes involucradas, mediante el envío de una copia de la resolución.

h) Verificar el cumplimiento de las obligaciones referentes al estado físico de los ambientes mediante la inspección y control de los espacios que sean asignados.

i) Revisar y mantener actualizado el registro de contratos para efecto de renovaciones, rescisiones o modificaciones.

Artículo 9. La Unidad Responsable de avalar y coordinar el servicio o actividad será aquella dependencia universitaria que se encuentra vinculada a la tipología de servicio o actividad, siendo desde el punto de vista funcional y organizacional la más afín al cumplimiento de los objetivos establecidos en el contrato de servicios.

Artículo 10. La supervisión y el control de la calidad en la administración del servicio o de la actividad que se realice en los espacios, objeto de estos contratos, queda bajo la responsabilidad de la dependencia que avala los mismos.

Parágrafo Único Esta Unidad será la encargada de evaluar el desempeño de la empresa u organismo dentro de la Universidad, regular los precios de venta, si fuese el caso y ajustar las condiciones establecidas de funcionamiento y calidad en el curso de la vigencia del contrato, con el propósito de recomendar las renovaciones o rescisiones pertinentes, para lo cual remitirá un reporte a la Dirección de Planta Física correspondiente al período evaluado, que será incluido conjuntamente con los reportes de la Dirección de Finanzas en relación al pago oportuno y el de la Dirección de Planta Física sobre la conservación y uso del espacio para la discusión por parte del Comité Técnico.

La Unidad Responsable debe también recaudar la documentación completa de identificación y representación que se requiera, de las empresas u organismos seleccionados con el fin de armar los expedientes correspondientes.

Artículo 11. La Dirección de Finanzas, será la encargada de gestionar el cobro recurrente que por concepto de utilización del espacio y consumo de servicios de fuerza debe erogar la empresa u organismo y de efectuar el seguimiento del pago oportuno.

Asimismo, será responsable del registro y control de los montos que por esto rubros ingresan a la Universidad.

En caso de morosidad por parte de la empresa u organismo, y habiendo agotado todo nivel de negociación, deberá acudir a la Asesoría Jurídica para establecer las acciones de ley que se dieran a lugar, notificando a la Dirección de Planta Física para la convocatoria extraordinaria del Comité Técnico.

Artículo 12. El Consejo Directivo tendrá la potestad de aval o de derecho a veto en el otorgamiento de contratos de arrendamiento, cesiones o comodatos, bajo un plan de políticas generales de interés para la Universidad y para ello recibirá periódicamente los reportes emitidos por el Comité Técnico.

TÍTULO III

Procedimientos

Capítulo I

De las Solicitudes

Artículo 13. Las dependencias universitarias, grupos de la comunidad o las empresas u organismos interesados podrán proponer la oferta de un servicio o la realización de una actividad dentro del campus universitario mediante una comunicación escrita dirigida a la Unidad Responsable de avalar los servicios y actividades donde planteen la tipología de servicio o actividad, las especificaciones y condiciones de funcionamiento y sus requerimientos espaciales.

Esta Unidad Responsable, coordinará con la Dirección de Planta Física la conveniencia y viabilidad para la permanencia dentro del campus universitario de las empresas u organismos solicitantes y enviará los expedientes correspondientes contentivos de:

a) Solicitud escrita donde indique datos de identificación tanto del representante como de la empresa u organismo y de los servicios que ofrece.

b) Registro Mercantil, RIF, Solvencia Seniat, o Estatutos Constitutivos de la Organización.

c) Fotocopia de la Cédula del Representante legal.

d) Propuesta o Anteproyecto con los requerimientos de espacio, condiciones de funcionamiento y ofrecimientos de beneficios a la Institución.

e) Aval de la Unidad Responsable donde justifica la necesidad para la instalación de dicho servicio en la Universidad y establece con acuerdo entre las partes, los requisitos de calidad y los compromisos que la organización deberá asumir.

f) Permisos correspondientes en regla (patente, sanidad, salud, etc), los cuales serán revisados a la firma del contrato, si la empresa u organismo fuera favorecido con la buena pro.

Artículo 14. La Unidad Responsable, encargada de avalar y coordinar el servicio o actividad, deberá definir previamente como parte integral de la oferta, las condiciones de funcionamiento y calidad en la administración del servicio o actividad, así como los compromisos que la empresa u organismo debe asumir para garantizar un óptimo desarrollo de sus actividades.

Asimismo, deberá tramitar ante la Dirección de Planta Física, para su proceso, todas las solicitudes recibidas, aún cuando no justifique su instalación.

Artículo 15. Las solicitudes serán clasificadas y priorizadas según la tipología del servicio o actividad, el potencial, la disponibilidad espacial y el interés institucional por la Dirección de Planta Física.

Artículo 16. La posible ubicación de los locales, según los planteamientos efectuados, se estudiará de acuerdo a su zonificación y a los objetivos del espacio, revisando las prioridades establecidas previamente y la conveniencia de las partes involucradas, y el resultado será incluido en el informe de factibilidad.

Artículo 17. La solicitud para ocupar un espacio no obliga a la asignación del mismo por parte de la Universidad, aunque se cumplan los requisitos establecidos.

Capítulo II

De los Criterios de Aprobación

Artículo 18. Para recomendar el otorgamiento de la buena pro ante el Consejo Directivo, el Comité Técnico basará su determinación en el estudio de factibilidad con probidad de su rentabilidad, presentado por la Dirección de Planta Física y en el análisis de la capacidad de la empresa u organismo, en términos legales, económicos y técnicos, así como en otros factores que consideren que sean beneficiosos a los intereses institucionales y que no produzcan un impacto en el entorno, en referencia a interferencias con el desarrollo de las actividades académicas.

Artículo 19. Una vez otorgada la buena pro por parte del Consejo Directivo, la Dirección de Planta Física, notificará los resultados de las decisiones a las partes involucradas, mediante el envío de una copia de la resolución.

Luego de haber recibido dicha notificación, la Unidad Responsable del servicio o actividad podrá coordinar, previo a la firma definitiva de los contratos, la instalación de las empresas u organismos dentro del local asignado bajo directrices relacionadas a la infraestructura y estándares de espacio, emitidas por la Dirección de Planta Física.

Asimismo, las empresas u organismos seleccionados deberán presentar sus permisos en regla para poder funcionar, dependiendo de su tipología, tal como patentes, habitabilidad, sanidad, salud, etc.

TÍTULO IV

De los Contratos

Capítulo I

Disposiciones Generales

Artículo 20. Para regular y validar la asignación y la utilización de los espacios referidos en el Artículo 3, así como la permanencia de terceros dentro del recinto universitario, se deberá establecer entre la Universidad y las empresas u organismos, un contrato de arrendamiento, cesión o comodato, donde se especifiquen las condiciones de uso, obligaciones, derechos y garantías entre las partes involucradas.

Artículo 21. Dada la distinta naturaleza jurídica de las condiciones para el uso del espacio, y de aquellas que determinan la calidad y eficiencia en la administración del servicio o actividad, se deberá establecer conjuntamente con el contrato de arrendamiento, cesión o comodato, un contrato de servicios, el cual será administrado por la Unidad Responsable que avala dicho servicio a fin de regular las obligaciones y derechos para el funcionamiento de la empresa u organismo.

Artículo 22. Se deja expresa constancia de que cualquier contrato bien sea el de Servicio, o el de Arrendamiento, Cesión o Comodato, tendrán vigencia determinada simultánea, es decir, si por cualquier causa se rescinde uno de ellos, el otro quedará rescindido automáticamente.

A este efecto, una vez rescindidos y resueltos los contratos, la empresa u organismo deberá entregar el espacio asignado, libre de personas y bienes propios en un lapso de treinta (30) días hábiles después de la terminación definitiva de la relación contractual, coordinando dicho retiro con la Unidad Responsable del servicio o actividad.

Artículo 23. Todos los contratos deberán ser a término y renovables, condicionados a la evaluación efectuada por el Comité Técnico para ser sometidos al Consejo Directivo, en el plazo de un mínimo de tres (3) meses previos al vencimiento de la vigencia del contrato, en lo referente al cumplimiento de las obligaciones que las empresas u organismos asumen con la Universidad.

Artículo 24. El Consejo Directivo, podrá rescindir los contratos unilateralmente, en cualquier momento, y cuando así se considere conveniente, de acuerdo a los intereses universitarios, sin necesidad de intervención judicial y sin que la Universidad esté obligada a ningún tipo de indemnización, incluido lucro cesante.

Artículo 25. Se recomienda que la duración o vigencia del contrato no sea superior al período fiscal.

En caso de solicitarse un término mayor, este requerimiento deberá ser razonado y evaluado por el Comité Técnico, considerando, entre otros factores, estimaciones cuantificables tal como el monto de la inversión inicial efectuada por la empresa u organismo.

Artículo 26. Los arrendatarios no podrán sub-arrendar, traspasar ni ceder en forma alguna el espacio asignado ni los derechos derivados de los contratos, sin el consentimiento y aprobación del Consejo Directivo de la Universidad.

Capítulo II

De los Costos y Establecimiento de los Cánones

Artículo 27. Todo espacio tiene asociado un costo operacional básico el cual debe considerarse como punto inicial en el estudio para determinar el monto total a cobrar por concepto de arrendamiento.

Parágrafo Único Esta cantidad debe indicarse en un contrato si se decide establecer una concesión o comodato, a fin de conocer cuanto es el gasto que representa para la Universidad, el funcionamiento de una empresa u organismo bajo estos términos.

En este caso, se considerará como un aporte de la Universidad, el monto por operación y funcionamiento, el cual deberá verse reflejado en la rendición de cuentas correspondiente por parte de la empresa u organismo.

Artículo 28. La Dirección de Planta Física estimará un margen de utilidad que se sumará al costo operacional básico en los contratos a suscribirse entre la Institución con empresas de actividad comercial, de acuerdo a sus intereses.

Artículo 29. Estarán a cargo de los arrendatarios, concesionarios o comodatarios, todos los gastos relativos a los servicios de fuerza: electricidad, agua, gas, redes y telefonía; así como los demás servicios que resulten del uso del espacio, tales como limpieza interna del local, fumigación y reparaciones menores.

Parágrafo Único Para aquellos servicios cuyo consumo se encuentra incluido en la facturación general de la Universidad y que por su naturaleza se hace difícil su medición exacta, como en el caso de la electricidad, la Dirección de Planta Física estimará un monto por capacidad instalada o consumo promedio, de acuerdo a los equipos, instalaciones, así como el número de empleados ubicados en el local.

Este monto será ajustado al finalizar el período fiscal de acuerdo a mediciones parciales que en el tiempo transcurrido efectúe la Unidad Responsable de supervisar el consumo eléctrico.

Artículo 30. Se elaborará una facturación interna para el pago de los servicios de fuerza que se mencionan en el Artículo 29 – Parágrafo Único, según informes de las unidades responsables de supervisar los mismos.

El cobro de las facturas emitidas por estos rubros, será efectuado por la Dirección de Finanzas.

Artículo 31. La exoneración total o parcial del canon del contrato o del cobro por servicios de fuerza, solo podrá ser aprobada por el Consejo Directivo, previa exposición de motivos por parte del Comité Técnico, en el cual se evidencien las razones o los beneficios para la Universidad que representa esta decisión, o cuando se suscriba un convenio institucional con dicha empresa u organismo.

Artículo 32. Al vencimiento de cada anualidad, al igual que al vencimiento de cada una de las sucesivas prórrogas, si las hubiere, el canon de arrendamiento será ajustado tomándose los factores que la Universidad considere conveniente, siendo el mínimo factor de ajuste, el de inflación según el porcentaje que arroje el Índice de Precios al Consumidor del Área Metropolitana de Caracas (Acumulado Anual), publicado por el Banco Central de Venezuela, para el año anterior a la fecha en que deba hacerse el ajuste.

Artículo 33. El canon mensual o anual del contrato por el arrendamiento deberá cancelarse oportunamente en moneda de curso legal, y depositarse a su vencimiento durante los cinco primeros días de cada mes, en la cuenta bancaria que la Universidad designe para este fin, por lo cual la empresa u organización deberá entregar a la Dirección de Finanzas, el documento de depósito o transferencia sellado y firmado por el banco en señal de recepción.

Parágrafo Único Cuando el Consejo Directivo así lo considere, podrá cancelarse el arrendamiento con servicios o con participación en los beneficios de la empresa u organismo.

En caso de pago mediante estas formas, la dependencia responsable que realice el aval deberá convertir el pago global en moneda para poder evaluar dicho contrato anualmente.

Artículo 34. La Dirección de Planta Física elaborará y mantendrá actualizado un tabulador para el establecimiento de cánones de acuerdo a los factores a considerar en el estudio de factibilidad y en la estructura de costos, tales como gastos de funcionamiento y operación, acometidas, mercado inmobiliario, punto de venta, servicios básicos, y la tipología de empresa u organismo a ocupar el local.

Artículo 35. Los arrendamientos parciales y temporales de áreas y ambientes en edificaciones para la celebración de eventos y festividades, se regirán por el Reglamento para la Administración de la Planta Física Universitaria en su clasificación correspondiente.

Artículo 36. Los terrenos o nuevas zonas para desarrollar comercialmente dentro de la Institución, se regirán bajo los lineamientos y políticas que las Autoridades Universitarias determinen para la captación de ingresos extraordinarios.

TÍTULO V

De Los Ingresos

Capítulo I

Disposiciones Generales

Artículo 37. El registro, control y uso de los ingresos que por este concepto se devenguen, se regirá por la Normativa que existe para la “Recepción de Ingresos Extraordinarios” de la Dirección de Finanzas.

Artículo 38. Los ingresos estimados por concepto de alquiler y consumo de servicios de fuerza, estarán considerados en la formulación del presupuesto anual de la Universidad y su uso se orientará de acuerdo a los intereses institucionales que se determinen convenientes.

Artículo 39. La Dirección de Planta Física es la responsable de efectuar las estimaciones técnicas de los ingresos extraordinarios por razón del uso de la planta física y consumo de servicios de fuerza, las cuales serán incluidas en el presupuesto de ingresos y gastos del año correspondiente según el “Manual de Presupuesto” de la Dirección de Finanzas.

Artículo 40. La Unidad Responsable del Servicio, podrá recibir un porcentaje de los beneficios obtenidos por los ingresos generados según el tabulador “Ingresos-Costos Directos-Costos Indirectos”, establecido por la Dirección de Finanzas.

Asimismo, las Unidades Responsables del Servicio o Actividad deberán incluir en la formulación de sus respectivos Planes Operativos Anuales (P.O.A.), las metas que esperan alcanzar con los ingresos que por este aspecto esperan obtener, de acuerdo al tabulador que se les suministre.

Capítulo II

Disposiciones Finales

Artículo 41. La Universidad no tendrá ninguna responsabilidad de tipo laboral con las personas que presten sus servicios para las empresas u organismos, quedando expresamente entendido que si se tuviere alguna reclamación o queja en relación a cualquiera de estas personas, la Institución se reserva el derecho de exigir la sustitución inmediata del trabajador por otra más idónea, sin necesidad de indemnización alguna por parte de la Universidad.

Artículo 42. Lo no previsto en este Reglamento se decidirá en el Consejo Directivo y una vez aprobado formará parte de sus disposiciones.

Dado, firmado y sellado en la Sala Benjamín Mendoza de la Universidad Simón Bolívar, en sesión ordinaria del Consejo Directivo a los 23 días del mes de abril de 2003.